הקובע כי זכאותם של ילדים עם צרכים מיוחדים לשירותי חינוך מיוחדים תיקבע על ידי ‘ועדת זכאות ואפיון. ועדה זכאות ואפיון לחינוך מיוחד מוסמכת לקבוע מהו אפיון החריגות של התלמיד, כלומר מהו הקושי עימו הוא מתמודד,ואת היקף סל השירותים שיינתנו לו לפי רמת תפקודו. הוועדה מוסמכת לקבוע באיזו מסגרת יתחנך ילד צרכים מיוחדים החלופות הן בית ספר לחינוך מיוחד (או גן), כיתת חינוך מיוחד בבית ספר רגיל או שילוב יחידני בחינוך הרגיל, או בכיתה רגילה. הבחירה בין החלופות תשפיע על רמת השירותים והתמיכה שיקבל ילדיכם, על הסביבה החברתית שלו ועל מידת ההכשרה של הצוות החינוכי בתחום החינוך המיוחד. כמו כן, תוצאות הדיון בוועדת האפיון ישפיע על זכאותכם לקבלת נקודות זיכוי במס הכנסה. הרכב הוועדה – חברי ועדת האפיון הינם נציגי משרד החינוך (הפיקוח) והרשות המקומית, ולרוב נוכחים בדיון גם נציגי המוסד החינוכי הנוכחי של הילד (הגן או בית הספר). הורי התלמיד מוזמנים אף הם לוועדה. לקראת הדיון ההורים יקבלו הזמנה בכתב וכן שאלון הפנייה ושאלון תפקוד שימלאו על ידי הצוות החינוכי במסגרת הנוכחית בה לומד הילד. על סמך השאלונים, אבחונים ומסמכים של גורמי המקצוע המטפלים, הוועדה קובעת את רמת התפקוד והצרכים של התלמיד בין השאר בתחומים האלה: קוגניטיבי, לימודי, שפתי, רגשי, חברתי, ועוד. בתום הדיון תתקבל החלטת הוועדה באשר לסל השירותים המיוחדים להם זכאי התלמיד על בסיס החלטה זו תקבע גם סוג המסגרת ובהתאם לכך יקבע השיבוץ המיטבי.